Het bijhouden van een boekhouding is een nogal moeizame taak. Mappen met facturen voor sommige soorten contracten moeten maximaal tien jaar in de organisatie worden bewaard, dus ze moeten worden gearchiveerd zodat op elk moment het benodigde document kan worden gevonden.
instructies:
Stap 1
Bijhouden van een factuurjournaal. Vul daar alle nummers in van de documenten die u wilt archiveren. U kunt dit het beste elektronisch doen, in een speciaal programma of in een gewoon Excel-spreadsheet. Voer het documentnummer (meestal gemengd - numeriek en numeriek) en de datum in. Breng van tijd tot tijd gegevens over naar schijven, zodat bij een computerstoring het archief intact en veilig blijft.
Stap 2
Maak meerdere factuurgrootboeken als er meer dan één rechtspersoon in het bedrijf is. Geef bij het opstellen van een document meteen het juiste nummer. Pas conventies toe. Markeer bijvoorbeeld de facturen die zijn uitgegeven voor JSC "Zolotaya Antelope" als 123-ZA en voor JSC "Padishah" als 123-P. Vermeld zeker het nummer van het contract of de overeenkomst waarbij deze factuur werd opgemaakt.
Stap 3
Neem de te archiveren factuur. Pons twee gaatjes met een perforator. Plak het document in een map. Gebruik stevige bindmiddelen om kreuken van uw effecten te voorkomen. Stop ze niet te strak.
Stap 4
De tweede opslagmethode is in bestandsmappen. Pak het transparante deksel en steek de factuur erin. Plaats de vijl in een map en zet vast met speciale houders.
Stap 5
Label elke map. Let op welke facturen van rechtspersonen daar zijn opgeslagen. Noteer de periode waarvoor de documenten zijn verzameld.
Stap 6
Gelieve facturen ouder dan drie jaar naar het magazijn te sturen. Vouw mappen in kartonnen dozen die gemakkelijk ademend zijn. Vermeld op de wanden het aantal ordners dat erin zit en tot welke rechtspersoon ze behoren. Markeer in het programma waarin u documenten registreert welke ervan naar het magazijn zijn verzonden. Indien nodig zal het altijd mogelijk zijn om het archief op te halen en de nodige papieren te vinden.
