Elk evenement begint met een voorbereidingsplan. Het geeft stap voor stap aan wat er moet gebeuren, in welk tijdsbestek, evenals een lijst van verantwoordelijke personen. Een referendum is een massale gebeurtenis en vraagt om een passende aanpak.
instructies:
Stap 1
Vermeld de datum van het referendum. Selecteer op basis daarvan een locatie en nodig gasten uit. Maak vervolgens een plan, waarin je punt voor punt opschrijft wat er moet gebeuren en wie in welke fase de voorbereiding gaat doen.
Stap 2
Zoek een plaats waar het referendum zal plaatsvinden. Kies het afhankelijk van het aantal gasten. Dit kan een hotellobby, een vergaderruimte of zelfs een kantoorfoyer zijn. De zaal met een totale oppervlakte van honderd vierkante meter biedt gemakkelijk plaats aan vijftig personen. Teken vooraf een huurovereenkomst. Dan weet je zeker dat de site van jou is.
Stap 3
Maak een evenementenprogramma. Schrijf toespraken voor iedereen die in het referendum zal spreken. Plan de timing van wanneer gasten arriveren, wanneer de eerste spreker begint te spreken. Denk na over de stemprocedure. Geef het tijdstip op waarop de lunchpauze wordt aangekondigd.
Stap 4
Denk na over het menu. Beslis of er een banket of een buffet zal zijn bij het referendum. De tweede heeft meer de voorkeur tijdens de pauze. Maar het is beter om een banket te houden nadat je de resultaten van het evenement hebt samengevat. Bereken de hoeveelheid eten op basis van het aantal gasten. Los het alcoholprobleem op. Sterke alcoholische dranken kunnen het beste 's avonds worden bewaard, overdag beperkt tot champagne of thee en koffie.
Stap 5
Maak spandoeken en posters met de naam van het referendum. Plaats aanvullende informatie op hen over de te bespreken onderwerpen. Maak een lijst van de namen van de uitgenodigde sprekers.
Stap 6
Maak uitnodigingslijsten samen met organisatorische zaken. Voeg daar VIP-gasten en journalisten toe. Maak kaartjes voor het referendum. Geef daarin de datum, tijd, locatie van het evenement en de dresscode aan. Stuur brieven van tevoren, twee tot drie weken voor het evenement, zodat iedereen zijn plannen kan aanpassen. Nodig VIP's telefonisch of persoonlijk uit.
Stap 7
Kom op de dag van het referendum vijf tot zes uur voor aanvang op de locatie aan. Zo kunt u alle problemen die zich in de loop van de organisatie voordoen tijdig oplossen. Plan een extra dertig minuten om je om te kleden en op te ruimen. Ontmoet de gasten precies op het afgesproken tijdstip en markeer de aankomsten in de uitnodigingslijst.
