Verschillende mappen en classificaties zijn al lang een onderdeel van niet alleen de kantooromgeving, maar ook de thuisomgeving. Dit is inderdaad een zeer handige manier om documenten op te slaan en thematisch te verspreiden. Maar als er te veel mappen zijn, is er een probleem met de distributie ervan in de werkruimte.
Noodzakelijk
- - mappen;
- - papierladen;
- - stickers;
- - dozen;
- - pen.
instructies:
Stap 1
Begrijp de inhoud van de mappen. Het moet worden georganiseerd volgens een algemeen principe om het gemakkelijker te maken een specifiek document te vinden. Studenten moeten bijvoorbeeld voor elk onderwerp een map aanwijzen. Een werkend persoon kan de verdeling per activiteitsgebied doen en twee of drie mappen toewijzen voor bijzonder belangrijke of dringende papieren. Nadat je een classificatiesysteem hebt gekozen, rangschik je alle papieren volgens het systeem en plak je stickers op de mappen met een aantekening van wat erin zit.
Stap 2
Zoek uit hoe u de resulterende mappen het beste kunt rangschikken. Als ze groot en stabiel zijn, kun je ze eenvoudig per thema op het schap rangschikken. Dunne en flexibele mappen kunnen het beste horizontaal worden bewaard. Grote stapels zijn echter onhandig in gebruik, dus stapel ze tegelijk in de papierladen. Houd hierbij ook rekening met de thematische indeling om het zoeken naar informatie te vergemakkelijken.
Stap 3
Als je dunne mappen nodig hebt om op de plank te zitten, gebruik dan een tussenschot. Het kan de vorm hebben van een scheidingswand die het ene deel van de plank van het andere scheidt, of in de vorm van een verticale open lade voor papier. Dus wanneer u één map van de plank verwijdert, zal de rest niet vallen en zal er geen rommel zijn.
Stap 4
Gebruik voor een zeer groot aantal mappen, zoals het organiseren van opslag in een bedrijfsarchief, een opbergsysteem in rekken. Zo worden papieren opgeslagen in staatsdepots. Tegelijkertijd worden mappen opgeslagen in speciale dozen die op rekken zijn geïnstalleerd. De bijzonderheid van deze dozen is dat ze niet van bovenaf openen, maar van de zijkant, waardoor je de map kunt pakken die je nodig hebt. Zonder de hele zware container uit het rek te halen. Op dezelfde zijklep is het logisch om een sticker te plakken met informatie over welke documenten zich in het opbergvak bevinden.
