Wanneer een organisatie documentatie verzamelt die voor korte of lange termijn moet worden bewaard, is het noodzakelijk deze te ordenen en mappen met zachte of harde kaft te nieten. Elk specifiek geval kan zijn eigen eisen stellen aan de inrichting van het archief en de volgorde van werken, aangezien er geen strikte wettelijke normen op dit gebied zijn. Het definieert echter de basisprincipes waaraan ervaren griffiers zich gewoonlijk houden.
Noodzakelijk
- - zwart potlood;
- - administratieve priem (of UPD-apparaat);
- - klem;
- - stiknaald;
- - koord of nylondraad;
- - schaar;
- - een vel wit papier;
- - briefpapierlijm;
- - omslag.
instructies:
Stap 1
Nadat u de waarde van de documentatie heeft onderzocht, nummert u deze door een serienummer (in chronologische volgorde) in de rechterbovenhoek van elk blad te plaatsen met een zwart potlood. Begin met de eerste omkering; de titellijst van de documenten en de laatste pagina hoeven niet te worden genummerd. Zorg ervoor dat de cijfers niet in de tekst komen.
Stap 2
Maak twee paar gaten met een speciale priem in het midden van de linkermarge van elk document. Om te voorkomen dat de stapel papier uit elkaar valt, zet u deze vast in een klem. In de regel plaatsen klerken gaten in een verticale lijn, met een tussenruimte van minimaal 3 cm. Als het blad een smalle marge heeft, kunt u een witte strook aan de rand lijmen.
Stap 3
Gebruik een speciale machine voor het flashen van documentatie (UPD). Dit zal uw werk aanzienlijk verminderen, omdat u met dit apparaat een stapel documenten van 10 cm tegelijk kunt doorboren. Lees de instructies aandachtig en werk zorgvuldig - de boor wordt erg heet.
Stap 4
Begin met het naaien van de map met een speciaal banktouw of sterk nylondraad en een naainaald. Flash het archief twee keer voor een veilige commit. Trek de losse "staarten" van het koord (ongeveer 5-6 cm) door het middelste gat aan de zelfkant van het "boek" en maak een stevige knoop.
Stap 5
Knip een cirkel (ongeveer 4 cm doorsnee) uit dik wit papier en lijm de knoop ermee vast. Gebruik gewone briefpapierlijm. Pak de sticker met zegel vast, plak de certificeringshandtekening en datum eronder. Als de map al is geregen zonder een bevestigingspagina, dan is het toegestaan om deze aan de binnenkant van de omslag te plakken.
Stap 6
Schuif de geregen map in een speciale hoes of bind documenten in met een machine. Voor een langdurig archief is het aan te raden om een harde kaft te kiezen, in andere gevallen zijn kartonnen "kleding" of van dik gecoat papier ook geschikt. Het moet in ieder geval een zakelijk drukproduct zijn, ontworpen in overeenstemming met de huisstijl.
