Het afschrijven van documenten is de laatste stap in de vorming van het bibliotheekfonds. Bij opzegging maken abonnementen en leeszalen hun opslagruimte vrij van publicaties die ruimte innemen, maar volledig niet worden opgeëist door lezers. Het belangrijkste document dat de procedure regelt voor het uit de collectie halen van boeken is de "Instructie voor de boekhouding van het bibliotheekfonds", goedgekeurd in 1998. Op basis hiervan kunt u uw eigen algoritme ontwikkelen voor acties van het bibliotheekpersoneel tijdens het afschrijvingsproces literatuur.
instructies:
Stap 1
Vorm een commissie om documenten uit het bibliotheekfonds af te schrijven. Het zou moeten gaan om de directeur van de bibliotheek (hij wordt ook de voorzitter van de commissie), zijn plaatsvervanger, de hoofden van de aankoop, boekopslag, uitleen, leeszaal en hoofdbibliothecarissen van deze afdelingen. Als de bibliotheek gespecialiseerd is (universiteit, school, onderneming, enz.), betrek dan vooraanstaande deskundigen op het gebied van de activiteiten van de organisatie bij het werk van de commissie. In de commissie voor het afschrijven van literatuur uit de universiteitsbibliotheek zouden bijvoorbeeld vicerectoren voor wetenschappelijk en wetenschappelijk werk moeten zitten, evenals hoofden van grote vakgroepen.
Stap 2
Bereid literatuur voor die weggegooid moet worden. In de meeste bibliotheken vindt de selectie van uit de collectie te halen boeken doorlopend plaats. Het hele jaar door zetten medewerkers oude publicaties die niet meer hersteld en gerepareerd kunnen worden, dubbele exemplaren, boeken met grote gebreken, etc. op een apart rek. Tijdens regelmatige controles van delen van het bibliotheekfonds worden verloren publicaties, niet-kernliteratuur, maar ook boeken en andere documenten die niet in trek zijn bij lezers en die qua inhoud verouderd zijn, aan het licht gebracht.
Stap 3
Maak de leden van de commissie vertrouwd met de publicaties die voor de opheffing zijn voorbereid. De uiteindelijke beslissing wordt genomen door experts na een uitgebreide analyse van elk item en item. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan het uitsluiten van niet-kern en verouderde literatuur. Het kan bijvoorbeeld een historisch belang vertegenwoordigen of een buitengewone kijk op een wetenschappelijk probleem.
Stap 4
Verdeel de literatuur in groepen volgens de reden van de afschrijving. Maak voor elke groep een afschrijvingsstaat in twee exemplaren (voor boekhouding en bibliotheek). Geef daarin de samenstelling van de commissie, het aantal afgeschreven boeken, de totale kosten en de reden voor uitsluiting van literatuur van het fonds. Alle leden van de commissie moeten de akte ondertekenen. Voeg er zeker een volledige publicatielijst aan toe, opgesteld in de vorm van een tabel met de volgende kolommen: - nummer in volgorde; - inventarisnummer van de publicatie; - auteur, titel, jaar van uitgave; - prijs van één exemplaar; - aantal exemplaren; - totale kosten.
Stap 5
Maak aantekeningen over het afschrijven van literatuur in alle boekhoudvormen: inventarisboek, samenvattend boek, registratiekaarten. Verwijder uit traditionele en elektronische catalogi de kaarten en beschrijvingen van de publicaties die uit het fonds zijn gehaald.
Stap 6
Bepaal waar u de buiten gebruik gestelde publicaties naartoe wilt sturen. Er zijn verschillende mogelijkheden: verkoop aan lezers (indien een dergelijke mogelijkheid is vastgelegd in de Regeling betaalde bibliotheekdiensten), kosteloze overdracht aan andere bibliotheken en informatiecentra, recycling (oud papier), verwijdering. Als u van plan bent literatuur te verkopen, vraag dan vooraf toestemming aan de directie en meld dit bij de boekhoudafdeling van de organisatie.
Stap 7
Bevrijd de bibliotheekgebouwen van buiten gebruik gestelde publicaties in overeenstemming met de genomen beslissing. Lever de documenten in bij de boekhouding en ontvang een bevestiging dat deze literatuur van de bibliotheekbalans is verwijderd.
