Zakelijke bijeenkomsten worden door zakenpartners niet altijd als verplicht beschouwd, omdat er veel te doen is. Om ervoor te zorgen dat alle juiste mensen aanwezig zijn, moet de brief van de vergadering op een overtuigende manier worden opgesteld. Zo kun je het gedrag en de plannen van andere mensen beïnvloeden.
instructies:
Stap 1
Laat de ontvanger van de brief weten dat je zijn verzoek hebt gelezen. Deze techniek is geschikt om te gebruiken als de geadresseerde wacht op een soort reactie, en het is handiger om zijn vraag tijdens een persoonlijk gesprek op te lossen. Grijp deze kans, bel de persoon en laat hem weten dat hij een brief met uitleg heeft gestuurd. In dit geval kunt u er zeker van zijn dat het bericht goed wordt gelezen.
Stap 2
Geef uiting aan begrip voor de op te lossen problemen. Beschrijf in een paar zinnen dat u uw mening deelt over de relevantie en actualiteit van de gestelde vragen.
Stap 3
Maak een lijst van de voordelen van aanwezig zijn bij een aanstaande vergadering. Zoek ten minste vijf redenen waarom de persoon tijd wil vrijmaken voor het evenement. Deze redenen moeten worden geformuleerd vanuit het oogpunt van de andere kant. Er zal bijvoorbeeld een specialist komen die specifiek zal adviseren over alle kwesties, maar er zal in de nabije toekomst geen andere gelegenheid zijn om hem te ontmoeten. Rangschik de redenen in aflopende volgorde van belangrijkheid.
Stap 4
Vertel ons over aanvullende argumenten voor het voorstel. Nu kunt u redenen aangeven die niet zo belangrijk zijn voor de geadresseerde, maar wel van invloed zijn op zijn gedrag. Zo wordt er een afdelingsdirecteur uitgenodigd voor een vergadering, die zeker oplet als er iemand afwezig is. Om uw reputatie niet te bederven, kunt u het evenement beter niet missen.
Stap 5
Geef een eenvoudige en laagdrempelige manier van feedback aan. De geadresseerde kan vragen, suggesties of verduidelijkingen hebben. Geef hem de mogelijkheid om direct contact te leggen met de verantwoordelijke persoon en niet te zoeken naar contactgegevens.
