Sommige activiteitsgebieden vereisen de systematisering van goederen, producten en documenten. Het kaartbestand kan niet alleen in de productie worden gebruikt. Het zal bijvoorbeeld nuttig zijn voor een persoon die postzegels of munten verzamelt, of een bloemist. Over het algemeen overal waar u snel de juiste moet vinden tussen een groot aantal objecten.
instructies:
Stap 1
De informatie in het bestand moet gemakkelijk toegankelijk zijn, ongeacht de grootte van de gegevensopslag. Breek daarom het hele volume in blokken, bijvoorbeeld alfabetisch of op datum. Zo vindt u in korte tijd de informatie die u nodig heeft (kaart).
Stap 2
Alle vermeldingen in het bestand moeten netjes zijn. Als de namen bijvoorbeeld met de hand zijn geschreven, moeten ze begrijpelijk zijn, zonder vlekken, omdat dit het moeilijk maakt om de informatie te vinden die u nodig hebt.
Stap 3
Het dossier dient op een daarvoor bestemde plaats te worden bewaard, bijvoorbeeld in een rek. De dozen moeten overeenkomen met het formaat van de kaarten. Zorg ervoor dat je de inhoud inventariseert, zodat je niet constant door onnodige gegevens hoeft te bladeren. Terwijl de gegevens worden aangevuld, voert u de informatie in de inventaris in.
Stap 4
Zoektekens in de elementen van de kaartindex (kaarten, bestanden, enz.) moeten strikt worden gesystematiseerd. Als dit bijvoorbeeld een kaartindex voor bloemen is, moeten de zoektekens ("sleutels") in alle elementen op dezelfde manier worden weergegeven. Maak hiervoor een "skelet" van het zoekelement.
Stap 5
Stel dat u een kaartindex van uw bloemen wilt maken. Ze hebben allemaal verschillende kenmerken, maar ze bestaan uit een aantal identieke elementen: bloeiwijze, stengel, blad, wortel, enz. Dienovereenkomstig moeten al deze elementen zich in het "skelet" bevinden. De naam is bijvoorbeeld "Zonnebloem", de vorm van de bloeiwijze is "Ronde", de kleur is "Geel", enz.
Stap 6
Elke verzameling van gegevens moet vergezeld gaan van een "Zoekcriterialijst". In een archief dat bestaat uit gewone kaarten, kan het een tekstdocument zijn; voor een virtueel archiefformulier - een vervolgkeuzelijst waaruit de gebruiker het teken selecteert dat hij nodig heeft. Als u een elektronische archiefkast bewaart, zorg er dan voor dat u een verwisselbare schijf maakt, omdat de harde schijf op elk moment kan doorbranden.
