De activiteit van elke onderneming of organisatie, ongeacht de eigendomsvorm, is onmogelijk zonder documentbeheer, dat in feite een bevestiging is van deze activiteit. De eenmaking van de documentcirculatie vond plaats in de jaren 79 van de vorige eeuw, maar de normen die toen werden gecreëerd, met kleine wijzigingen en toevoegingen, zijn vandaag nog steeds geldig.
instructies:
Stap 1
Het uniforme documentbeheersysteem dat nodig is om de activiteiten van de organisatie te ondersteunen, omvat drie soorten documenten:
- organisatorisch;
- administratief;
- informatie en referentie.
Het laatste type documenten is een hulpstuk ten opzichte van de eerste twee en is, in tegenstelling tot hen, niet verplicht voor uitvoering. Ze bevatten alle speciale service-informatie die nodig is voor zowel het nemen van bestuurlijke beslissingen als voor het juiste begrip en de juiste implementatie ervan.
Stap 2
Referentiedocumenten zijn onder meer: zakelijke nieuwsbrieven; telegrammen en telefoonberichten; service, rapport en toelichting; samenvattingen, recensies en informatieve rapporten, handelingen. Alleen op basis van deze informatie kan met de inhoud van deze documenten rekening worden gehouden of actie worden ondernomen. Dit is een belangrijk onderdeel van de workflow, zonder welke het onmogelijk is om een productieproces te organiseren.
Stap 3
Als we het hebben over bepaalde soorten informatie en referentiedocumenten, zijn de meeste daarvan in de regel informatiebrieven, waarin de auteurs enkele feiten, informatie over goederen, aankomende evenementen of activiteiten onder de aandacht van de respondent brengen. Ze kunnen zowel proactief zijn als in de vorm van een rapportage over de uitvoering van opgedragen taken van moederorganisaties met het hoogste managementniveau. Zelfgemotiveerde verkoopbrieven verwijzen ook naar informatie- en referentiedocumenten.
Stap 4
Samenvatting, overzicht of informatienota - documenten die een beschrijving bevatten van een aantal van hetzelfde soort feiten, zaken of gebeurtenissen waarin een korte samenvatting aanwezig kan zijn, maar deze vereiste is niet verplicht. Gewone certificaten kunnen op verzoek van geïnteresseerde partijen of individuen worden opgesteld en dienen als een document dat elk feit bevestigt. Dit zijn bijvoorbeeld loonbewijzen, gezinssamenstelling, werkplek of studie, etc.
Stap 5
Servicenota's worden meestal gebruikt als uitwisseling van informatie tussen afdelingen die niet direct afhankelijk zijn van de productie. Rapportages worden geschreven aan de direct leidinggevende om te informeren over de feiten die hij van dienst moet weten. Verklarende verklaringen worden gebruikt in gevallen van schending van de arbeidsdiscipline, ze zijn door de overtreders zelf geschreven om hun handeling uit te leggen. Aktes ter bevestiging van een bepaald feit worden gezamenlijk opgemaakt en ondertekend door minimaal 3 deelnemers aan de cheque of actie.
