Vervallen documenten die in het archief zijn opgeslagen, worden vernietigd, wat in verschillende fasen wordt uitgevoerd. Eerst worden de documenten geselecteerd, een commissie samengesteld, een akte opgesteld en vindt directe vernietiging plaats op shredders.
Noodzakelijk
- - daad van vernietiging;
- - daad van vernietiging;
- - shredder (papierversnipperaar).
instructies:
Stap 1
Alle archiefdocumenten worden jaarlijks herzien om te selecteren voor vernietiging. Dit maakt het mogelijk om tijdig ruimte vrij te maken voor nieuwe documenten die van bedrijven worden ontvangen voor archiefopslag.
Stap 2
Selecteer documenten voor vernietiging. Het grootste deel van de archiefdocumenten wordt 75 jaar bewaard. De selectie van documenten wordt uitgevoerd door de medewerkers van het archief.
Stap 3
Nadat u de selectie van documenten heeft gemaakt, stelt u een vernietigingsakte op. Een akte is een volledige inventaris van te vernietigen documenten. Het is noodzakelijk om het serienummer van elk document, een beschrijving, aan te geven. Vermeld voor elk document het nummer van het artikel of reglementair document op basis waarvan de afschrijving plaatsvindt. Laat u leiden door de lijst met typische documenten.
Stap 4
Houd er rekening mee dat de lijst mogelijk niet de naam van alle af te schrijven documenten bevat, zodat de archivaris zelfstandig moet beslissen tot welk artikel of standaardbepaling een bepaald document behoort.
Stap 5
De akte van vernietiging moet worden opgesteld conform bijlage nr. 4 "Over de basisregels voor de werking van archieven" voor 2002. Het ingevulde document moet worden ondertekend door alle leden van de opgerichte commissie en een gemachtigde vertegenwoordiger van de archiefadministratie.
Stap 6
Voeg een andere akte toe aan de uitgevoerde akte, waarin het totale aantal te vernietigen documenten wordt aangegeven, evenals hun totale gewicht. Vergeet niet dat de eerste handeling zonder de tweede als ongeldig wordt beschouwd. En als tijdens de controle een dergelijke overtreding wordt geconstateerd, kan er een bestuurlijke boete worden opgelegd aan de verantwoordelijke vertegenwoordiger van uw archief.
Stap 7
U kunt de directe vernietiging toevertrouwen aan een gespecialiseerde organisatie die dit soort massadiensten levert en over industriële shredders beschikt, of u kunt de vernietiging zelf uitvoeren als uw organisatie een eigen shredder heeft.
