Ondanks de toenemende verspreiding van elektronisch documentbeheer, communicatie tussen ondernemingen via e-mail, heeft zakelijke correspondentie zijn relevantie niet verloren. Meer dan 80% van de zakelijke brieven wordt op papier gedrukt en per post of per intra-afdelingsexpeditie verzonden. Hoe schrijf je een brief correct zodat deze zijn doel bereikt en niet door de geadresseerde naar de prullenbak wordt gestuurd?
instructies:
Stap 1
Als je een zakelijke brief gaat schrijven, neem dan een zakelijk briefhoofd. In de regel wordt het formaat gedefinieerd in de instructies voor kantoorwerk, gedrukt op A4-papier. Als er op kant-en-klaar briefpapier wordt gedrukt, zorg dan voor voldoende inspringing bovenaan (om de gegevens van het bedrijf op te nemen). Laat de marge links - 30 mm, rechts en onder - 20 mm (kleiner, maar niet minder dan 15 mm).
Stap 2
Bepaal bij het kiezen van een vorm de locatie van de details (hoekig of longitudinaal). Als uw brief betrekking heeft op productie- en financiële activiteiten, informatie bevat, een aanbod tot samenwerking, is gericht aan een privépersoon, is het beter om de hoekige opstelling van de details te gebruiken (in de linkerbovenhoek van het blad).
De gegevens van de geadresseerde staan linksboven in de brief afgedrukt. Voor een rechtspersoon is dit de naam van de organisatie (in het nominatief geval), de functie van de persoon voor wie de brief is bedoeld (in het datief geval). Bijvoorbeeld JSC "PavlovskGranit", het hoofd van de verkoopafdeling Ivanov I. I.
Als de brief naar het hoofd wordt gestuurd, kan de naam van de onderneming worden weggelaten, omdat: het is opgenomen in de titel van de functie (bijvoorbeeld "Director of JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Stap 3
Felicitatiebrief, uitnodigingsbrief ziet er beter uit op een briefhoofd met een longitudinale rangschikking van details. In de kop van zo'n brief is het minimum aantal details het wapen of embleem, de naam van de onderneming, de afgekorte naam (alleen als deze is vastgelegd in het charter of ander bestuursdocument), datum en nummer. Het adres, telefoonnummers, e-mailadres van de organisatie staan in de footer. Het is raadzaam om de inhoud van zo'n brief op één vel te plaatsen.
Stap 4
Begin nu met het schrijven van de brief zelf. De naam van het document (Letter) hoeft niet te worden afgedrukt. Kies een lettertype naar keuze, als dit niet is gespecificeerd in de instructies voor kantoorwerk. Het meest gebruikte lettertype is Times New Roman, grootte 12-14.
Stap 5
Als het voor een specifieke persoon is bedoeld, neem dan rechtstreeks contact met hem op ("Beste Nikolai Ivanovich!") En alleen met "u". Zo niet, ga dan direct naar de tekst. Als de letter kort is, wijzigt u de regelafstand in 1, 5.
De inhoud moet duidelijk zijn en duidelijk uitdrukken wat u van de geadresseerde wilt.
Stap 6
Geef aan het einde de positie aan van het hoofd dat de brief heeft ondertekend, volledige naam (zet initialen voor de achternaam, bijvoorbeeld V. I. Petrov). Hieronder staan uw coördinaten als artiest - achternaam, voornaam, patroniem, telefoonnummer.
