De term fac simile - uit het Latijn betekent "doen zoals". Een facsimile-handtekening is een cliché in de vorm van een zegel of stempel, waarop de handgeschreven handtekening van de persoon die, volgens de voorschriften van de onderneming of organisatie, de documenten ondertekent, met de maximale mate van betrouwbaarheid in een spiegel wordt gesneden beeld.
Waar dient een facsimile-handtekening voor?
Een mechanisch analoog van de handgeschreven handtekening van een manager of een andere verantwoordelijke functionaris - een facsimilehandtekening - wordt gebruikt in het kantoorwerk van veel ondernemingen en organisaties. Het kan nodig zijn in afwezigheid van de eigenaar van de handtekening zelf, als het nodig is om een dringend document op te stellen, en bovendien kan de eigenaar het zelf gebruiken, aan wie ze hele stapels papieren ter ondertekening brengen. Niettemin is het wijdverbreide gebruik van facsimile-handtekeningen in financiële, economische, juridische en fiscale juridische relaties om een aantal redenen nogal riskant.
Gevallen waarin het facsimile-zegel van een manager in handen viel van gewetenloze werknemers, komt daarom vaak voor, daarom werd in 2004 de brief van het ministerie van Belastingen en Plichten nr. 18-0-09 / 000042 "Over het gebruik van een fax handtekening" duidelijk de gevallen gedefinieerd waarin het gebruik ervan strikt verboden is … Volgens deze brief wordt de facsimile-handtekening niet gezet en niet geldig geacht op verschillende soorten volmachten, facturen, betalingen en andere financiële documenten. De brief geeft ook aan in welke gevallen het gebruik van faxen aanvaardbaar wordt geacht.
Indien de organisatie voorziet in het gebruik van faxen, is het noodzakelijk een medewerker aan te stellen die verantwoordelijk is voor de opslag ervan en deze verantwoordelijkheid vast te leggen in zijn functieomschrijving.
Wanneer een faxhandtekening kan worden gebruikt
Een facsimile-afdruk van een handtekening kan worden gebruikt in civielrechtelijke betrekkingen, in dit geval wordt het gebruik ervan geregeld door clausule 2 van artikel 160 van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie. Het bepaalt dat de voorwaarde voor de geldigheid van een dergelijke handtekening, behalve zoals bepaald door de wet, een eenvoudige overeenkomst tussen de partijen kan zijn. Dit betekent dat wanneer bij het sluiten van de transactie het gebruik van facsimile's wordt gepland, partijen hiervoor ook een aanvullende overeenkomst dienen te sluiten.
In een overeenkomst die voorziet in het gebruik van faxhandtekeningen, is het absoluut noodzakelijk om de geldigheidsduur ervan vast te leggen.
Deze overeenkomst kan betrekking hebben op slechts één specifieke transactie of op alle volgende transacties die de organisatie voornemens is af te sluiten met deze tegenpartij. Zorg ervoor dat u de soorten documenten in deze overeenkomst vermeldt waarop de normen van toepassing zijn. Naast de overeenkomst moet het hoofd van de organisatie ervoor zorgen dat deze facsimile-stempel strikt wordt geregistreerd en gecontroleerd. Bij zijn bevel wijst hij personen aan die het recht hebben om een facsimile-handtekening te gebruiken, specificeert hij de soorten documentatie waar deze kan worden gebruikt, en geeft hij een lijst van maatregelen en maatregelen om de veiligheid ervan te waarborgen.
