Ervaren secretaresses weten dat zakelijke correspondentie voor tweederde bestaat uit vragen en antwoorden daarop. Het belangrijkste doel van een schriftelijke vraag is het verkrijgen van informatie van de geadresseerde. De opsteller van de brief verwacht een zo volledig mogelijk antwoord te krijgen, dat hem zal worden verstrekt binnen de door de wet voorgeschreven of in het verzoek aangegeven termijn. Er zijn geen strikte regels voor het verwerken van schriftelijke vragen. Er zijn echter verschillende algemene vereisten voor zakelijke correspondentie die moeten worden gevolgd bij het opstellen ervan.
Noodzakelijk
- - bedrijfsformulier;
- - A4-papier;
- - pen;
- - computer;
- - Printer.
instructies:
Stap 1
Druk een vraagbrief af op het briefhoofd van de organisatie als je namens een team en om een officiële reden solliciteert bij een andere organisatie of een persoon. Een burger die een verzoek naar een instelling stuurt, moet het leesbaar schrijven of afdrukken op een A4-blad.
Stap 2
Vermeld in de rechterbovenhoek van de brief informatie over de geadresseerde: volledige naam van zijn functie, achternaam en voorletters, postadres van de organisatie (indien nodig). Informatie over het verzendende bedrijf staat aan de linkerkant van het formulier. In een speciale regel moet de klerk het nummer en de datum van het uitgaande document noteren. Als je voor jezelf solliciteert, vermeld dan hieronder je eigen gegevens: achternaam, voornaam, patroniem (zonder afkorting), huisadres, telefoonnummer. Bijvoorbeeld: "Aan de directeur van LLC" Early Morning "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, woonachtig op het adres: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefoon 00-00-00 ".
Stap 3
Schrijf een kop voor uw e-mail. Het moet in het kort de essentie van het schriftelijke beroep weergeven, bijvoorbeeld: "Op de minimale partijgrootte van madeliefjeszaden en de groothandelsprijs daarvoor." Plaats deze rekwisieten op briefpapier aan de linkerkant. Als u namens een persoon spreekt, kunt u eenvoudig het formaat van de brief aangeven door in het midden van de regel de zin "vraagbrief", "schriftelijk verzoek" of "verzoekbrief" te typen.
Stap 4
Ga naar de verklaring van het verzoek zelf. Dit wordt het hoofdgedeelte van uw brief. Leg in de eerste 1-2 zinnen de reden en het doel uit waarvoor u deze of gene informatie wilt ontvangen. Bijvoorbeeld: "In mei zijn leden van het tuinpartnerschap" Sad "van plan om een bulkaankoop van madeliefjeszaden te doen. Na bestudering van de reclamefolder van uw bedrijf hebben we besloten gebruik te maken van de aangeboden diensten. Stuur in dit verband de volgende informatie naar het onderstaande adres."
Stap 5
Formuleer elke vraag. Probeer precies en beknopt te zijn. Maak zinnen niet te lang, inclusief 2-3 vragen per keer. Zorg ervoor dat u aan het einde een vraagteken plaatst - dit zal het hoofdonderwerp visueel benadrukken. Als er meerdere vragen zijn, vul ze dan in met een genummerde lijst. Bijvoorbeeld: “1. Wat is de minimale zaadpartijgrootte? Hoeveel kost 1 zak zaden groot- en kleinhandel? Hoe lang duurt het voordat de gekochte batch wordt geleverd? Welke documenten moeten worden overlegd om een leveringsovereenkomst tussen uw bedrijf en een tuinbouwmaatschap te sluiten?"
Stap 6
Sluit de brief af met een bedankje. Ook kunt u tactvol de gewenste termijn voor het ontvangen van een reactie aangeven, bijvoorbeeld: “Bij voorbaat dank voor uw reactie. We hopen de prijslijst binnen een week te ontvangen. Teken op de laatste regel (namens de organisatie wordt het hoofd getekend) en de datum.
