Een afwijzingsbrief is een heel specifiek onderdeel van zakelijke correspondentie. Het moet een negatief antwoord op het verzoek van de klant of het voorstel van de partner bevatten. Tegelijkertijd is het belangrijk om een goede relatie te onderhouden met de ontvanger van de brief. Om uw standpunt ondubbelzinnig uit te drukken, maar de geadresseerde niet te beledigen en een gunstige indruk van uzelf achter te laten, volgt u de basisregels voor het schrijven van een weigering.
Noodzakelijk
- - het officiële briefpapier van de organisatie;
- - computer;
- - Printer.
instructies:
Stap 1
Stel je brief op. Verwaarloos deze fase van documentvoorbereiding niet. Hiermee kunt u uw gedachten ordenen en de meest correcte zinnen kiezen.
Stap 2
Begin de tekst met het traditionele adres aan de ontvanger: "Dear Ivan Ivanovich!" of "Geachte heer Ivanov!" Gebruik geen andere bewoordingen, want de schriftelijke weigering is officieel.
Stap 3
Vermeld in de linkerbovenhoek de geadresseerde van de brief: de naam van het bedrijf, functie, achternaam, voorletters van een werknemer of de achternaam en voorletters van een particulier. Informatie over uw bedrijf wordt weergegeven op het officiële briefhoofd in de rechterbovenhoek.
Stap 4
Schrijf de hoofdtekst van het document. Herhaal eerst het verzoek of voorstel dat is ontvangen. Natuurlijk hoeft u de tekst van het inkomende document niet volledig te herschrijven. Het volstaat om de essentie ervan in een paar woorden samen te vatten, met behulp van traditionele zakelijke taal: "In overeenstemming met uw verzoek om een kopie van de bestelling …" of "In antwoord op uw verzoek om de looptijd van concessionele leningen te verlengen, wij informeren …".
Stap 5
Noteer vervolgens de redenen voor de weigering. De verklaring voor een negatief antwoord moet kort, logisch, stevig in essentie zijn, maar niet hard van vorm. Verdraai de situatie niet, presenteer geen niet-bestaande feiten en onwaarschijnlijke argumenten. Onderbouw uw woorden waar mogelijk met verwijzingen naar wet- en regelgeving. Maar ga niet tot het uiterste. Door de brief te overladen met lange uitleg en omslachtige excuses, loop je het risico de geadresseerde nog meer boos te maken.
Stap 6
Begin het laatste deel van de brief met de standaardbewoording waarmee u beleefd, maar onvermurwbaar in uw beslissing kunt blijven: "Gezien de bovenstaande feiten moeten we helaas weigeren samen te werken met uw bedrijf" of "Het spijt ons u te moeten informeren dat het onmogelijk is om de kredietlijn verder te verlengen." …
Stap 7
Probeer de afwijzing te verzachten. Informeer daartoe de geadresseerde over andere mogelijkheden tot samenwerking, over nieuwe diensten van uw bedrijf waarvan hij gebruik kan maken tegen gunstige voorwaarden, over de mogelijkheid om na een bepaalde tijd op zijn verzoek te heroverwegen, enz. Alle informatie moet absoluut correct en up-to-date zijn.
Stap 8
Herlees de conceptbrief. Corrigeer fouten, breng noodzakelijke aanvullingen en correcties aan. Druk de weigering af op het officiële briefpapier van de organisatie, onderteken het met de manager en stuur het naar de geadresseerde.
