De inventarisatie van documenten is een naslagwerk dat de samenstelling en inhoud van documenten onthult, systematiseert en er rekening mee houdt binnen de hele set documenten. Het samenstellen van inventarissen is een belangrijke fase in het verwerken en ordenen van documenten, met als doel niet alleen de veiligheid van documenten, maar ook hun duidelijke uitvoering.
instructies:
Stap 1
Voer de registratie uit van de lijst met documenten op het briefhoofd van de organisatie (indien aanwezig). Dit is niet vereist, maar wel een wenselijke eis voor dergelijke documenten. In ieder geval moet de naam van de organisatie worden vermeld.
Stap 2
Noteer de titel, die informatie moet bevatten die het eigendom van de documenten in de inventaris bepaalt. Bijvoorbeeld "Inventaris van documenten in de strafzaak", "Inventaris van documenten beschikbaar in het attestbestand", "Inventaris van documenten voor een visum voor Denemarken", enz. Als de organisatie regelmatig inventarissen opstelt, noteer dan het serienummer van de inventaris.
Stap 3
Maak een tabel die bestaat uit de volgende secties: "Aantal p/p", "Documentnaam", "Aantal bladen in het document". Gelieve alle vermelde velden in te vullen. Voeg zo nodig opzoekkolommen toe aan de tabel. Bijvoorbeeld pagina's _ tot en met _, paginanummers, waarde, notitie, enzovoort.
Stap 4
Schrijf onder de tafel hoeveel vellen, documenten of kopieën je in de inventaris opneemt. Schrijf in cijfers en woorden: 3 (drie), 25 (vijfentwintig).
Stap 5
Vervolledig de samenstelling van de inventaris met de handtekeningen van de hoofden van de organisatie die op een of andere manier verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze inventaris (inspecteur van de personeelsafdeling, hoofd productie, enz.). Noteer de volledige naam van de functie van de manager en een transcript van zijn achternaam, voornaam en patroniem. Vermeld indien nodig uw volledige naam in het document. en de handtekening van de persoon die de documenten overhandigde en in ontvangst nam.
Stap 6
Vermeld ook de datum van het document. Het kan zowel aan het einde als aan het begin van de inventaris staan, zowel links als rechts van het document. Het zegel van de organisatie wordt niet op de inventaris geplaatst.
Stap 7
De lijst met documenten wordt opgemaakt in twee exemplaren: de ene blijft in de organisatie, de andere wordt op de plaats van aanvraag aangeboden.
