Een telefonogram betekent een algemene naam voor documenten die mondeling per telefoon zijn verzonden. Het wordt gebruikt om service-informatie te verzenden, in de regel in noodgevallen wanneer de geadresseerde dringend op de hoogte moet worden gesteld van iets, een bericht moet verzenden, een uitnodiging moet verzenden.
Noodzakelijk
briefpapier, telefoonnummers van ontvangers, journaal voor uitgaande post, telefonische communicatie
instructies:
Stap 1
Bereid de tekst van het telefoonbericht voor. Geef kort de essentie van het bericht weer, de aanbevolen lengte van de tekst is maximaal 50 woorden. Als het telefoonbericht een indicatie bevat van een evenement dat in de toekomst zou moeten plaatsvinden: een vergadering, een vergadering, het opstellen van een act, etc., zorg er dan voor dat u de specifieke plaats en tijd van het evenement aangeeft.
De tekst moet zo worden geformuleerd dat dubbele interpretatie uitgesloten is.
Stap 2
Stel een telefoonbericht op papier op volgens de regels voor het opstellen van een hoofdletter. Het document met de tekst moet dus voorzien zijn van de vereisten: een uniek nummer en datum van opstelling. Het telefoonbericht wordt ondertekend door de persoon namens wie het wordt verzonden.
Stap 3
Bepaal de ontvanger van het telefoonbericht. Als er meerdere ontvangers zijn, maak dan naast de tekst van het bericht ook een lijst met ontvangers. Zo'n lijst wordt op een apart blad opgesteld, daarop staan de namen van de organisaties waarnaar het telefoonbericht moet worden gestuurd en de daarbij behorende telefoonnummers.
Stap 4
Registreer het telefoonbericht in het uitgaande correspondentielogboek. Als een telefoonbericht zelden voorkomt in uw workflow, gebruik dan een dagboek om u te registreren. In het geval dat u regelmatig gebruik maakt van deze methode voor het overdragen van informatie, start u een apart journaal voor telefoonberichten, zodat u gemakkelijker kunt navigeren.
Stap 5
Bel de geadresseerde en vraag om een telefonisch bericht te ontvangen. Zoek en noteer de functie, achternaam, naam, patroniem van de persoon die het telefoonbericht ontvangt.
Stap 6
Vertel de abonnee:
- functie, achternaam, naam, patroniem van de persoon namens wie het telefonische bericht wordt verzonden;
- uw functie, achternaam, naam, patroniem en telefoonnummer.
Dicteer de tekst van het telefoonbericht. Nadat u de tekst hebt verzonden, vraagt u de abonnee om het telefoonbericht opnieuw te lezen om de juistheid van de opname te controleren.
Stap 7
Vraag van de abonnee het inkomende registratienummer van het telefoonbericht op, noteer het.
