Een fax gemarkeerd met spoed - geef het sneller aan de baas, de e-mails die de doos vulden, moeten worden gedemonteerd, een stapel brieven en een paar pakketten die door de postbode zijn gebracht, moeten dringend over afdelingen worden "verspreid", en de werknemer een vakantie-aanvraag geschreven. Hier heb je zowel advertenties als belangrijke boekhoudkundige documenten. Het werk van een secretaresse is zwaar! Het is de moeite waard om één "papiertje" te verliezen, omdat het lot van de organisatie en je carrière ervan afhangt. Om dit of dat document altijd te kunnen vinden, moet u de correspondentie correct kunnen registreren.
Noodzakelijk
- Inkomend correspondentieregister,
- uitgaande mail log,
- notitieboekjes met een volume van 96 vellen,
- organisatie formulieren,
- mappen.
instructies:
Stap 1
U dient alle inkomende en uitgaande correspondentie bovendien te registreren op de dag van ontvangst of verzending. Alle soorten correspondentie zijn onderworpen aan registratie: poststukken, e-mails, faxen, persoonlijk afgeleverd in de handen van het bericht. Belangrijke e-mails (inkomend en uitgaand) moeten op dezelfde manier worden afgedrukt en geregistreerd als andere soorten correspondentie. Daarnaast is het noodzakelijk om interne correspondentie te registreren: nota's, servicenota's, toelichtingen, verklaringen, klachten.
Stap 2
Om correspondentie te registreren, houdt u speciale registratielogboeken bij. Afhankelijk van de hoeveelheid correspondentie van een bepaald type, kunt u dagboeken maken van inkomende en uitgaande correspondentie, of ze bovendien uitsplitsen naar soort. Maak bijvoorbeeld een journaal om inkomende en uitgaande e-mails vast te leggen. Ongeacht de hoeveelheid correspondentie is het handig om een apart journaal te maken voor het registreren van inkomende en uitgaande faxen.
Stap 3
Als u geen speciaal dagboek voor correspondentieregistratie hebt, afgedrukt in de drukkerij, neem dan een gewoon notitieboekje en spreid het uit. Geef in het logboek van inkomende brieven het nummer van het bericht, de datum van ontvangst en het type correspondentie aan, als u een gemeenschappelijk logboek hebt voor alle soorten berichten, van elektronisch tot fax. Beschrijf in een aparte kolom kort de inhoud van de brief. Schrijf in de volgende kolom de resolutie van het hoofd en de naam van de persoon aan wie de brief ter uitvoering is overhandigd. In de praktijk, als het probleem door een specifieke persoon wordt beheerd, bereiken veel brieven de manager niet, maar worden deze onmiddellijk doorgestuurd naar de uitvoerder, dus u moet deze kolom niet groot maken. Het is raadzaam om onder de achternaam van de uitvoerder of ernaast een plaats voor een handtekening achter te laten om aan te geven dat hij het document heeft ontvangen. Als het hoofd de secretaris de opdracht heeft gegeven om de "uitvoering" van het document te controleren, wordt in een aparte kolom een aantekening over de controle in rode inkt geplaatst (de letter "K" of het woord "controle"). Na het voltooien van de uitvoering van de bestelling met betrekking tot dit document, markeert u de uitvoering, evenals de overdracht van de letter "naar de zaak" (vermeld het zaaknummer en de datum van oprichting).
Stap 4
Het correspondentieregister is ook nodig voor alle uitgaande berichten. In het logboek van uitgaande brieven zijn er minder kolommen dan in het logboek van inkomende correspondentie. Maak naast in het register van inkomende brieven in het register van uitgaande brieven een kolom met het serienummer van de brief, een kolom met de datum, alleen van de verzending, met het soort correspondentie (indien nodig), met een samenvatting van het bericht, de achternaam van de opsteller van het document (brief), evenals de kolom met het zaaknummer, waar een kopie van het bericht is ingediend.
Stap 5
Op een speciale manier registreert u de correspondentie die u per post verstuurt. Registratie van brieven die per post worden verzonden, wordt uitgevoerd op het briefhoofd van de organisatie. Het is beter om niet meer dan 7-10 brieven per keer te verzenden. Schrijf met de hand of op een computer op het formulier de verzenddatum, vermeld hieronder voor elke per post verzonden brief het serienummer van het record, de naam van de organisatie, de locatie (u kunt alleen de stad of regio). Laat wat ruimte aan de rechterkant. Hier moet u, na ontvangst van een cheque in de mail, de postnummers ervan invoeren (meestal 6-8 cijfers). Schrijf onder de naam van de organisatie voor elke zending de nummers en datums van de te verzenden documenten of andere details waarmee ze kunnen worden geïdentificeerd. Op het postkantoor wordt deze lijst gewaarmerkt door de postzegel. U kunt het opslaan in een aparte map of in de map waar uitgaande berichten worden opgeslagen.
Stap 6
Voor elk type interne correspondentie is een apart journaal nodig. Vermeld in elk journaal het nummer van het document, de datum, de achternaam van de opsteller, een samenvatting, de resolutie van het hoofd, de achternaam van de executeur, het merkteken van controle en het nummer van de zaak.
