De activiteit van elke organisatie omvat het werken met documenten. Sommigen van hen verliezen na verloop van tijd hun relevantie en worden niet op het werk gebruikt. Om overbodige papieren kwijt te raken, worden ze meestal vernietigd. Vernietiging van documenten moet worden uitgevoerd in strikte overeenstemming met de regels die zijn vastgelegd in het kantoorwerk.
Noodzakelijk
- - daad van vernietiging;
- - technische middelen voor de vernietiging van documenten.
instructies:
Stap 1
Bekijk de procedure voor het vernietigen van documenten. Het geldt zowel voor papieren documenten als voor documenten die in elektronische vorm zijn gemaakt. Meestal worden documenten die hun gebruikswaarde hebben verloren en een verlopen bewaartermijn hebben, vernietigd. Dit geldt vooral voor personeels- en boekhoudkundige documenten.
Stap 2
Voer een onderzoek uit naar de waarde van documenten. Het resultaat hiervan zou een handeling moeten zijn over de toewijzing en voorbereiding van de vernietiging van die papieren die niet langer onderhevig zijn aan opslag. De bewaartermijn voor documenten wordt bepaald door de huidige nomenclatuur van de bestanden van uw organisatie. In sommige gevallen worden de voorwaarden gespecificeerd volgens federale wetten, overheidsbesluiten, departementale of standaarddocumentenlijsten.
Stap 3
Stel een akte op voor de vernietiging van documenten en zet de naam van de structurele eenheid voor elke groep rubrieken. Zet vergelijkbare zaken in de wet onder één algemene rubriek, met vermelding van het totale aantal zaken. De akte moet worden ondertekend door een medewerker van de organisatie die heeft deelgenomen aan het onderzoek naar de waarde van de documenten. Daarna wordt de handeling goedgekeurd door het hoofd.
Stap 4
Selecteer gevallen voor vernietiging met behulp van een paginaweergave. Hierdoor kunt u het benodigde document dat per ongeluk in het bestand is terechtgekomen niet missen. Als materialen zich al lange tijd in de opslaglocatie bevinden, kunnen ze selectief worden gescrolld om de relevantie van de documenten te bepalen.
Stap 5
Kies de methode van vernietiging van de documenten die in de handeling zijn opgenomen. Ze kunnen worden verbrand of hiervoor een papierversnipperaar worden gebruikt. Soms worden de te vernietigen materialen voor verwijdering overgebracht naar een gespecialiseerde onderneming, die de procedure opstelt met een acceptatiecertificaat en een bijbehorende factuur. De laatste methode wordt meestal gebruikt wanneer de hoeveelheid documentatie aanzienlijk is. Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, wordt de overdracht van zaken en de vernietiging ervan meestal uitgevoerd onder toezicht van een medewerker van de organisatie.
