Voor de registratie van formulieren van documenten van organisaties en ondernemingen gelden bepaalde regels. Aan de documentatie van overheidsinstanties worden strengere eisen gesteld. Als u een briefhoofd voor uw bedrijf moet maken, kunt u het berekenen van de grootte van de marges in millimeters overslaan en de positie van het logo of andere elementen op de pagina controleren met de liniaal. Het volstaat om vast te houden aan de algemeen aanvaarde stijl van zakelijke documenten.
instructies:
Stap 1
Plaats bovenaan de pagina informatie over uw bedrijf. Vermeld de oprichtingsvorm, de bedrijfsnaam, het identificatienummer van de belastingbetaler, het bedrijfslogo of handelsmerk. Hoe volledig de informatie is, is aan jou, maar zorg ervoor dat de bovenkant van het document met de details niet te veel ruimte op de pagina in beslag neemt.
Stap 2
Het ongewijzigde deel van het briefhoofd kan het beste in de kop worden geplaatst. Wanneer u nieuwe tekst invoert of een reeds voorbereid document bewerkt, hebben de wijzigingen geen invloed op de kop- en voetteksten, dus u hoeft zich geen zorgen te maken dat de regels en het bedrijfslogo verschuiven of verdwijnen. Om over te schakelen naar de bewerkingsmodus van de kop- en voettekst in een Microsoft Office Word-document, dubbelklikt u met de linkermuisknop in het bovenste veld van het document of gebruikt u de hulpmiddelen uit de sectie "Kop- en voetteksten" op het tabblad "Invoegen".
Stap 3
Onder de gegevens van het bedrijf, in de linkerhoek van het briefhoofd, is er een veld voor het registratienummer en de datum van aanmaak van het document. Het is opgesteld met de afkortingen "Ref. Nee. X gedateerd januari XXXXX. " De regel "op Bx. Nee. X van XX januari XXXX "wordt ingevuld als je reageert op een brief van iemand anders die een eigen registratienummer heeft. Deze regel mag in principe ontbreken in het document.
Stap 4
Het rechterdeel van het document onder de gegevens van de onderneming en tegenover het veld met het nummer en de datum van de brief is bedoeld voor het invullen van gegevens over de geadresseerde. Vermeld de naam van de organisatie waarnaar de brief wordt gestuurd, de titel en de naam van de persoon aan wie de brief is gericht. Alle benodigde gegevens worden aangegeven in de datief (aan wie? Het hoofd van de onderneming).
Stap 5
Hieronder in het midden van de pagina een beroep op de geadresseerde (in een beleefde vorm en met naam en patroniem) of het type document wordt aangegeven (commercieel voorstel, aanvraag, certificaat, verzoek, aanvraag, enzovoort). De hoofdtekst wordt uitgelijnd op de breedte van de pagina, elke nieuwe alinea springt in.
Stap 6
De positie van de persoon die het document heeft opgesteld, staat achter de hoofdtekst aan de linkerkant van het document. Zijn achternaam en initialen moeten op dezelfde regel staan, maar dan aan de rechterkant van het document. De handtekening komt in het midden. De aanwezigheid van de footer is ook aan jou. De voettekst kan informatie bevatten die niet in de koptekst staat, zoals bankgegevens.
