Vormen van strikte verantwoording, beschadigd tijdens het werk of slecht gedrukt in de drukkerij, kunnen niet zomaar worden weggegooid. Ze moeten zorgvuldig diagonaal worden doorgestreept en in een metalen kluis worden bewaard.
instructies:
Stap 1
Beschadigde of onvolledige strikte meldingsformulieren moeten vijf jaar worden bewaard. Organiseer na deze periode een inventaris van de formulieren, die de feitelijke aanwezigheid moet bevestigen van beschadigde of ongebruikte documenten die om objectieve redenen niet langer nodig zijn. Dergelijke redenen kunnen bijvoorbeeld zijn de vermelding op bonnen, verzekeringen, formulieren van facturen voor hotels en andere vormen van het oude wettelijke adres van de organisatie. Stel tijdens het inventarisatieproces het exacte aantal af te schrijven formulieren in, hun nummers, identificeer de oorzaak van de schade aan het document. Ook de stekels die overblijven van afscheurformulieren die door de organisatie in het kader van haar werkzaamheden worden verstrekt, worden gecontroleerd.
Stap 2
Een maand na de inventarisatie een commissie innen voor de vernietiging van strikte aangifteformulieren. De commissie controleert alle gebruikte en beschadigde formulieren, hun hoeveelheid en stelt op basis van de verrichte werkzaamheden een akte van afschrijving en vernietiging op.
Stap 3
De vorm van de SSO-afschrijvingswet wordt direct bij de instelling ontwikkeld. Ken een nummer toe aan de handeling, vermeld de materieel verantwoordelijke persoon, vermeld de naam van de organisatie. Begin de tekst van de wet door de leden van de commissie op te sommen, met vermelding van hun voor- en achternaam, ingenomen posities. Stel vervolgens een tabel op, waarvan in de eerste kolom het nummer van het formulier staat, in de tweede - de reden voor de vernietiging en in de derde - de datum van afschrijving. Geef in cijfers en in woorden het aantal te vernietigen formulieren aan, verzamel de handtekeningen van alle leden van de commissie, ontcijfer deze handtekeningen, zet de datum aan het einde van de akte.
Stap 4
Vernietig op basis van de ondertekende akte de strikte verantwoordingsformulieren. Vernietiging betekent de fysieke vernietiging van de papieren drager waarop het formulier is gedrukt, zonder mogelijkheid tot herstel. Haal de afgeschreven documenten door een papiervernietiger of verbrand ze.
